Mengenal bentuk komunikasi bisnis akan memberikan keuntungan pada pemilik perusahaan. Sebab dengan menyampaikan informasi dengan jelas dan dapat dimengerti sehingga bisa mempermudah dalam mencapai target dan tujuan.
Dalam berbisnis, kamu akan mendapatkan manfaatnya jika dapat berkomunikasi menggunakan prinsip yang tepat pada stakeholder. Selain itu, berkomunikasi juga harus dilakukan secara efektif agar mencapai tujuannya.
Secara umum, definisi komunikasi bisnis adalah tindakan bertukar informasi, ide/opini, instruksi, dan sebagainya. Penyampaian pesan disampaikan secara personal dan juga non-personal menggunakan lambang serta sinyal untuk mencapai target perusahaan.
Pentingnya berkomunikasi dengan baik pada stakeholder, sehingga kamu perlu mengetahui tips-tips dalam menerapkannya. Kamu bisa mempraktikannya menggunakan berbagai media baik pada individu maupun kelompok.
Mengenal Bentuk Komunikasi Bisnis
Agar dapat menyampaikan informasi dengan tepat dan jelas, maka penting mengetahui apa saja bentuk-bentuk komunikasi bisnis? Berikut penjelasan mengenai bentuk dalam berkomunikasi bisnis.
1. Bentuk Verbal
Bentuk verbal dalam berkomunikasi menggunakan tulisan maupun lisan, sehingga membutuhkan alat berupa bahasa yang menghasilkan ucapan kata-kata. Berkomunikasi dengan bentuk ini akan efektif jika penerima pesan memahami bahasa yang digunakan.
Berkomunikasi verbal secara umum memiliki fungsi, seperti identifikasi benda, objek, tindakan, maupun orang. Kemudian ada jalur interaksi untuk menyampaikan emosi, empati, informasi, serta maksud tertentu menggunakan kata-kata.
Bentuk komunikasi bisnis juga harus menonjolkan artikulasi atau intonasi agar lebih efektif untuk menyampaikan pesan. Berkomunikasi secara verbal juga dapat menjadi alat bersosialisasi dengan tepat, dalam berbisnis bisa digunakan pada relasi maupun konsumen.
Ada cukup banyak contoh berkomunikasi menggunakan verbal dan umum digunakan. Beberapa di antaranya seperti chat, media sosial, rapat, surat, memo, dan masih banyak lagi lainnya.
2. Bentuk Non-verbal
Bentuk komunikasi bisnis selanjutnya menggunakan non-verbal, yaitu dilakukan secara tidak langsung. Berkomunikasi non-verbal tidak memiliki struktur standar seperti bahasa, namun membutuhkan interpretasi dan logika.
Saat ini, non-verbal digunakan untuk menguatkan komunikasi secara verbal atau memperjelas kata-kata. Meskipun jarang digunakan, namun berkomunikasi dengan non-verbal memiliki fungsi dalam melengkapi bentuk verbal.
Ada beberapa jenis dalam bentuk komunikasi sebuah bisnis ini, yaitu pertama menggunakan benda sebagai medium. Selanjutnya menggunakan sentuhan untuk menunjukkan relasi antara penyampai dan penerima informasi.
Kamu bisa memanfaatkan waktu untuk berkomunikasi, misalnya datang terlambat bisa menunjukkan rasa tidak hormat pada partnernya. Terakhir yang sering digunakan adalah gerakan tubuh seperti ekspresi wajah, lirikan mata, dan sebagainya.
Fungsi Penerapan Bentuk Komunikasi Bisnis
Setelah memahami bentuk komunikasi seperti penjelasan di atas, kamu juga perlu tahu mengenai berbagai fungsinya. Berikut adalah beberapa fungsi yang kamu dapatkan jika berkomunikasi dengan stakeholder dengan tepat dan kelas.
1. Fungsi Informatif
Pertama, fungsi informatif pada sebuah organisasi bisnis adalah sistem pemrosesan informasi pada semua anggotanya. Informasi tersebut harus disampaikan secara struktural sehingga operasional organisasi atau perusahaan dapat berjalan lancar.
Fungsi informatif ini dapat disampaikan secara horizontal maupun vertikal, tergantung dari jenis informasinya sendiri. Alur horizontal adalah komunikasi dengan status atau kedudukan sama, sedangkan vertikal adalah alur berkomunikasi ke atas atau bawah.
2. Fungsi Regulatif
Bentuk komunikasi bisnis juga memiliki fungsi regulatif, yaitu organisasi menerapkan peraturan yang wajib dipatuhi semua anggota untuk ketertiban. Peraturannya sendiri akan terbagi lagi tergantung dengan divisi atau bagian-bagian tertentu dalam perusahaan.
3. Fungsi Persuasif
Kemudian ada fungsi persuasif dalam sebuah organisasi perusahaan, umumnya terbentuk karena persamaan persepsi dan tujuan di masa mendatang. Fungsi ini dilakukan untuk kepentingan bersama dan kebaikan perusahaan.
Biasanya, fungsi dari bentuk komunikasi bisnis ini lebih efektif jika disampaikan oleh seorang yang memiliki jabatan tinggi dalam perusahaan tersebut. Seorang dengan status atau kedudukan tinggi diharapkan dapat merangkul semua jajaran di perusahaan itu.
4. Fungsi Integratif
Terakhir adalah fungsi integratif, diwujudkan dalam media internal, buletin, juga laporan perkembangan perusahaan. Media tersebut harus dapat diakses oleh semua karyawan agar dapat mengetahui informasi tersebut.
Fungsi integratif dapat menumbuhkan rasa memiliki dan motivasi untuk memberikan yang terbaik. Jika setiap karyawan memiliki motivasi tersebut, tentu saja hal tersebut bisa berdampak baik pada kemajuan perusahaan.
Efektivitas Bentuk Komunikasi Dalam Bisnis
Bentuk komunikasi bisnis harus diterapkan secara efektif agar dapat mencapai tujuan, namun hal itu akan dipengaruhi oleh beberapa faktor. Berikut adalah beberapa faktor yang bisa mempengaruhi efektivitas dalam berkomunikasi bisnis.
Pertama, ketika melakukan komunikasi maka komunikator harus memiliki persepsi mengenai topik pembicaraannya. Selain itu, komunikator juga harus bisa memprediksi beragam persepsi tentang pesan yang disampaikan sehingga bisa dipahami dan diterima dengan baik.
Kedua, bentuk komunikasi bisnis bisa menjadi lebih efektif jika memanfaatkan teknologi dengan maksimal. Penggunaan internet dapat membuat komunikasi menjadi lebih mudah, cepat, juga semakin luas cakupannya.
Dapat dikatakan, internet memiliki peran penting dalam perkembangan bisnis yang kamu jalankan. Perkembangan tersebut bisa berupa nilai produk, aktivitas operasional, juga berhubungan dengan pelayanan jasa.
Ketiga, ketepatan dalam memberikan informasi sehingga komunikator harus mengekspresikan sebuah pemikiran pada komunikan. Penting diingat bahwa setiap manusia memiliki kerangka pikir berbeda, sehingga penting mempertimbangkan ketepatan ini.
Keempat, kredibilitas seseorang dapat menjadi salah satu cara menerapkan bentuk komunikasi bisnis lebih efektif. Pemberi informasi harus menyampaikan pesan dengan jujur, sementara penerimanya harus yakin bahwa komunikan dapat dipercaya.
Kelima, kecocokan antara pihak-pihak yang ada dalam komunikasi tersebut agar dapat lebih mudah menjaga hubungan baik. Seperti penjelasan sebelumnya, setiap pihak yang terlibat komunikasi harus percaya satu sama lain.
Keenam, pengendalian juga menjadi salah satu hal yang penting ketika berkomunikasi sebab pasti akan ada tanggapan dari penerima pesan. Tugas komunikator adalah mengendalikan tanggapan dari komunikan itu.
Tips Menerapkan Bentuk Komunikasi Bisnis
Setelah memahami bentuk-bentuk dan fungsinya, kamu tentu bertanya bagaimana cara menerapkan komunikasi pada bisnis? Berikut adalah beberapa tips menerapkan komunikasi bisnis agar lebih efektif dan mudah dipahami.
Pertama, kamu perlu menyederhanakan apa yang ingin disampaikan agar memudahkan lawan bicara. Selain itu, penting juga untuk memberikan kesempatan lawan bicara ketika ingin bertanya atau memberikan tanggapan.
Selanjutnya, fokus dengarkan apa yang disampaikan lawan bicara, juga gunakan bentuk komunikasi non-verbal untuk menunjukkan rasa antusias. Langkah ini sangat penting dilakukan agar lawan bicara bisa merasa lebih dihargai.
Seperti dijelaskan sebelumnya, teknologi bisa membuat komunikasi menjadi lebih efektif. Oleh sebab itulah, manfaatkan teknologi sebagai mungkin menggunakan berbagai platform sehingga karyawan juga bisa mengetahui kemajuan pekerjaan satu dengan lainnya.
Bersikap jujur juga sangat penting agar tercipta rasa saling percaya antara pemberi informasi dan penerima pesan. Kejujuran juga perlu dilakukan agar menghindari kesalahpahaman yang mungkin dapat terjadi.
Jika terjadi permasalahan dalam menerapkan bentuk komunikasi bisnis, baik internal maupun eksternal perusahaan, maka segera selesaikan masalah tersebut. Sebab jika permasalahan tidak segera dikomunikasikan, nantinya bisa menghambat kinerja bisnis.
Untuk memahami lebih jauh mengenai bentuk komunikasi dalam berbisnis, ada baiknya mengikuti komunitas pengusaha muda TES. Tertarik untuk mendalami hal-hal mengenai bisnis, kamu bisa menghubungi admin di nomor WA 08119700284.
Komunikasi menjadi hal penting untuk menyampaikan informasi bisnis baik internal maupun eksternal perusahaan. Oleh sebab itu, perlu menerapkan bentuk komunikasi bisnis agar pesan disampaikan secara tepat dan sesuai tujuan.
Baca juga : Kelas Pelatihan Bisnis Bagi Entrepreneur Indonesia
TENTANG FOUNDER
Klemens Rahardja is an avid start-up investor and an advocate of entrepreneurship. He has helped more than hundreds of new businesses to start and flourish, locally and internationally in their seed and startup stage as a direct investor and/or mentor and advisor. These include profit and not-for-profit organizations, privately owned businesses, and government bodies, be it from his expertise in building extensive networks, business development, or direct angel investing and venture capital.
