Apakah kamu bermimpi menyelenggarakan acara yang sukses dan berkesan? Menyiapkan events yang sukses membutuhkan perencanaan yang matang dan eksekusi yang tepat.
Jangan khawatir, artikel ini akan memberikan panduan praktis untuk membantu kamu mencapai kesuksesan dalam menyelenggarakan acara yang tak terlupakan. Pastikan kamu menyimak seluruh pembahasannya agar dapat mempraktikannya dengan tepat.
Cara Membuat Planned Events yang Sukses

Untuk membuat sebuah events yang sukses, kamu harus mempersiapkan banyak hal dengan baik. Kami akan memberikan gambaran apa saja cara membuat perencanaan acara sukses pada hari pelaksanaan dan berkesan setelah acaranya selesai.
1. Definisikan Tujuan dan Sasaran Events
Hal pertama yang harus diperhatikan ketika akan membuat acara adalah menentukan tujuan dan sasaran acaranya apa serta siapa saja. Penentuan tujuan didasari dari keinginan secara pribadi maupun kelompok terkait apa yang ingin dicapai setelah acara selesai.
Penentuan tujuan tersebut menentukan sikap dan pengambilan keputusan terkait rangkaian acara. Dengan aturan yang tepat maka saat ada berbagai gangguan di tengah event, hal tersebut bisa secara mudah dikembalikan ke sasaran dan tujuan awal.
Contoh penentuan tujuan dari sebuah events adalah untuk apa acara dibuat? Apakah untuk mempengaruhi audiens dalam pengambilan keputusan? Atau untuk membuat produk jualan kamu dibeli semua audiens yang datang?
Sementara untuk penentuan sasaran acara bisa sampai sedetail berapa banyak peserta yang kamu inginkan untuk datang? Apakah 500 atau lebih dari itu? Nantinya penentuan target ini turut menentukan strategi promosi acara yang dilakukan.
Menentukan tujuan dan sasaran acara bukan hanya berguna untuk mengontrol keberhasilan acaranya. Namun, juga mempermudah kerja setiap pelaksana yang tergabung dalam tim. Bukan hal aneh jika dalam sebuah tim ditemukan banyak pendapat berbeda.
Dengan adanya aturan jelas dari sebuah events maka akan lebih mudah untuk satu sama lain menyamakan pemikiran. Ketika semua anggota tim mengarah pada tujuan yang sama maka keberhasilan acara akan lebih besar.
2. Identifikasi Target Audiens
Identifikasi target audiens, artinya secara detail harus ditentukan siapa saja yang menjadi sasaran acara tersebut. Misal, acaranya terkait pola asuh balita maka sasarannya adalah ibu-ibu dengan kepemilikan balita di wilayah terlaksananya acara.
Contoh lainnya lagi, acara berkaitan dengan seminar mengembangkan karir, maka sasarannya adalah mahasiswa baru lulus, para pekerja pemula, lulusan SMA, dan sebagainya. Penentuan target audiens ini turut menentukan strategi informasi ke publik.
Ketika salah satu target audiens dalam events adalah siswa SMA kelas 3 maka penyebaran informasi bisa ditempel ke mading sekolah atas izin pihak sekolah. Bisa juga disebarkan ke berbagai forum online dengan anggota para pelajar SMA atau juga grup pencari kerja.
Hal-hal seperti ini kerap luput, orang membuat acara dan memberikan informasi ke banyak tempat, tapi tidak tepat sasaran. Jika sudah mengetahui formulanya, hal seperti ini tentunya tidak efektif dan sebaiknya diperbaiki untuk meraih atensi target audiens lebih tinggi.
Akan lebih baik menempel informasi di mading sekolah dibandingkan menyebar informasi ke grup RT berisi ibu rumah tangga. Terkadang panitia hanya fokus ke keberhasilan menyebar informasi sampai jangkauan terlalu luas, tapi lupa dengan target audiensnya siapa.
Jika menargetkan penyebaran informasi terlalu luas sementara mengabaikan strategi tepat menggaet audiens yang dimaksud maka events kemungkinannya kecil berhasil. Informasi yang disebarkan kurang tepat sasaran serta membuang tenaga dan waktu panitia percuma.
3. Buat Rencana Anggaran Events yang Realistis
Bagian ini tidak kalah penting, pembuatan rencana anggaran akan menjadi perhatian utama ketika kamu mencari sponsor. Pemilik dana akan melihat dan mempertimbangkan keuntungan bagi mereka apa, sementara kamu harus jeli mengambil keuntungan juga.
Pelaksanaan events di kampus sekalipun yang hanya melibatkan internal tetap membutuhkan rincian dana agar disetujui pihak pemegang anggaran. Biasanya pelaksanaan acara di kampus memiliki prosedur pengajuan dana beragam, tergantung ruang lingkup acara.
Jika dilaksanakan pada tingkat fakultas maka pengajuan proposal dana ke pihak dekanat. Jika acaranya tingkat universitas maka pengajuan dananya ke rektorat. Penentuan rencana anggaran yang realistis tentunya harus melakukan riset terlebih dahulu.
Karena harga setiap hal pada setiap masa bisa berubah, dalam meraih keberhasilan sebuah events dibutuhkan riset mendalam supaya laporan pertanggungjawabannya tepat. Hendak menggunakan sponsor dari luar atau tidak, soal dana tidak bisa dianggap sepele.
Transparansi dana ini akan mempengaruhi kepercayaan sponsor maupun pihak lainnya yang bermitra dengan kamu. Saat kamu akan melaksanakan acara kembali dan ingin mengajukan dana maka tidak akan dipersulit sebab sudah dipercaya.
Perencanaan anggaran terbaik dalam planned events adalah hal penting yang tidak bisa diabaikan. Pastikan kamu memeriksa setiap detail angka terlebih dahulu untuk menghindari berbagai kekeliruan.
4. Tim yang Solid dan Tugas yang Jelas
Dalam membuat sebuah event, mustahil hanya dilakukan satu orang, pasti membutuhkan kerja tim yang solid. Untuk mencapai kerja tim yang solid ini dibutuhkan deskripsi pekerjaan untuk masing-masing orang dengan jelas dan butuh pengontrol untuk semuanya.
Ini kenapa dalam sebuah kepanitiaan events dikenal struktur organisasi atau struktur kepanitiaan. Tujuannya agar setiap panitia terlibat dalam menjalankan tugas dengan jelas dan tidak merasa disalahkan saat memang ada kekurangan dalam pekerjaannya.
Seorang teman di keseharian bisa menjadi seorang ketua dengan tanggung jawab dan kewenangan lebih besar dari teman lainnya. Secara profesional seharusnya semua anggota mendengarkan tanpa melihat bahwa ketua itu adalah teman di keseharian.
Saat semua orang sadar akan posisi dan tanggung jawabnya dalam sebuah events maka secara mudah tujuan acara bisa tercapai. Dibutuhkan isi kepala yang sama ketika banyak orang tergabung dalam sebuah tim untuk melaksanakan event.
Ini kenapa dalam sebuah acara dibentuk tujuan agar menjadi landasan bertindak dan berpikir bagi seluruh panitia. Profesionalitas dibutuhkan dari awal sampai selesainya acara.
5. Promosi yang Efektif
Terakhir, penyebab sebuah acara terlaksana dengan baik adalah promosi efektif, mengenai sasaran secara tepat. Promosi efektif ini bisa ditentukan dari cara mempromosikannya, tempat promosinya, waktu promosinya, dan sebagainya.
Berbagai cara di atas menjawab pertanyaan, bagaimana cara membuat planned events? Kamu tinggal menyesuaikan dengan kebutuhan. Bicara soal promosi efektif juga berkaitan dengan desain poster, banner, flyer, dan sebagainya yang tepat untuk audiens.
Jika target acaranya adalah pecinta otomotif maka akan lebih menarik membuat berbagai alat promosi berbau otomotif. Misal, bisa membuat flyer berbentuk mobil atau souvenir terkait perlengkapan di dalam mobil, seperti pewangi mobil.
Strategi promosi efektif tidak hanya berpengaruh hanya dalam satu waktu, tetapi bisa berkesan dalam waktu lama. Saat nanti kamu membuat acara kembali, bisa jadi audiens lama akan bergabung tanpa berpikir panjang lebih dulu.
Yuk cari tahu lebih lengkap seputar bisnis dengan berlangganan di majalah Manifesto TES Society. Hubungi kami melalui WA Admin Klinik Bisnis di 0813-8963-0543 untuk melanjutkan.
Baca juga : Kunci Sukses Kembangkan Business Mindset untuk Pengusaha
TENTANG FOUNDER

Klemens Rahardja is an avid start-up investor and an advocate of entrepreneurship. He has helped more than hundreds of new businesses to start and flourish, locally and internationally in their seed and startup stage as a direct investor and/or mentor and advisor. These include profit and not-for-profit organizations, privately owned businesses, and government bodies, be it from his expertise in building extensive networks, business development, or direct angel investing and venture capital.