Ada cukup banyak jenis-jenis komunikasi bisnis yang perlu kamu ketahui pada sebuah perusahaan. Secara garis besar, terdapat 4 jenis komunikasi dalam perusahaan yaitu dari individu ke individu lain, antar departemen, atasan ke bawahan, maupun bawahan ke atasan.
Penyampaian informasi dengan baik dan tepat sangat penting terutama dalam berjalannya perusahaan. Sebab komunikasi menjadi alat maupun proses tepat dalam mengatasi berbagai permasalahan yang ada.
Selain jenis-jenis komunikasi bisnis, penyampaian informasi juga harus mencakup beberapa unsur di dalamnya. Dengan adanya jenis dan unsur-unsur tersebut maka proses berkomunikasi dalam kegiatan usaha dapat berjalan dengan baik.
Berkomunikasi dengan baik dilakukan karena beberapa tujuan dan manfaat yang akan diberikan. Hal tersebut juga akan memberikan dampak positif kepada perusahaan karena pesan yang disampaikan maupun diterima sudah sesuai dengan kebutuhan.
Mengenal Jenis-jenis Komunikasi Bisnis
Jika kamu adalah pengusaha muda yang sedang menjalankan sebuah bisnis, maka sangat penting mengenali berbagai jenis komunikasi. Berikut adalah penjelasan mengenai apa saja jenis-jenis komunikasi bisnis?
Komunikasi internal ke atas adalah penyampaian pesan yang berasal dari bawahan ke manajer atau atasan dalam hierarki perusahaan. Sementara itu, pemimpin harus memastikan bahwa informasi mengalir lancar ke atas serta mendapat pemahaman yang benar.
Dengan pemahaman yang benar tersebut, maka operasi bisnis dapat dijalankan secara maksimal. Jenis ini sendiri pada umumnya mencakup survei, umpan balik, formulir, juga laporan dari karyawan ke atasan seperti manajer atau pemimpin tim.
Jenis-jenis komunikasi bisnis selanjutnya adalah internal ke bawah, yaitu dari atasan kepada satu atau lebih bawahan. Jenis komunikasinya bisa dalam bentuk surat, memo, maupun arahan verbal secara langsung.
Ketika sedang berkomunikasi dengan karyawan, pemimpin harus tetap menjaga sikap profesional dan jelas. Beberapa satu contoh jenis ini adalah menyampaikan persyaratan keselamatan atau memberikan peraturan baru.
Selanjutnya adalah internal lateral, yaitu penyampaian informasi antar karyawan di tempat kerja. Komunikasinya sendiri dapat dilakukan dengan beragam cara seperti sosial media, telepon, email, dan sebagainya.
Selain antar karyawan, salah satu dari jenis-jenis komunikasi bisnis ini juga dilakukan antar departemen. Umumnya, komunikasi yang terjadi akan memainkan peran penting dalam keterlibatan dan produktivitas dari karyawan.
Terakhir adalah eksternal, yaitu komunikasi yang terjalin dengan pihak luar seperti pelanggan, distributor, prospek, vendor, maupun mitra. Berbeda halnya dengan jenis internal, bentuk eksternal ini umumnya terjadi secara kurang teratur.
Unsur Komunikasi Bisnis yang Perlu Kamu Ketahui
Tidak hanya mengenai jenisnya saja, ada beberapa unsur komunikasi dalam bisnis yang juga penting kamu ketahui. Pada dasarnya beberapa unsur dalam berkomunikasi bisnis ini mengenai penjelasan proses berkomunikasi seperti penjelasan berikut.
Unsur pertama yang harus ada ketika berkomunikasi adalah sumber atau komunikator yang ada di dalamnya. Sumber itu adalah pelaku utama atau pihak yang memiliki kebutuhan sehingga harus berkomunikasi.
Komunikator akan selalu ada pada setiap jenis-jenis komunikasi bisnis, juga sangat beragam. Bisa saja komunikator adalah individu, kelompok, organisasi, bahkan hingga badan negara yang berkepentingan.
Unsur selanjutnya adalah pesan yang akan disampaikan pada penerima atau pendengar. Pesan ini sendiri berasal dari komunikator seperti penjelasan sebelumnya, berisi tentang informasi baik verbal maupun non-verbal yang mewakili.
Kemudian, ada saluran atau media yang digunakan dalam menyampaikan pesan kepada penerima komunikasi. Berkomunikasi bisnis bisa secara langsung maupun tidak langsung melalui media seperti memo, surat, e-mail, telepon, dan sebagainya.
Dalam jenis-jenis komunikasi bisnis pasti juga ada tujuan penerimanya, bisa individu, kelompok, organisasi, maupun negara. Tujuan penerima ini disebut sebagai tujuan, pendengar, khalayak, komunikasi ,hingga penafsir.
Terakhir adalah dampak atau efek dari terjadinya komunikasi bisnis yang terjadi kepada penerima pesan dari sumber. Bisa jadi informasi yang disampaikan berdampak pada perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan, dan lainnya.
Proses Komunikasi Bisnis yang Harus Kamu Pahami
Setelah memahami unsur-unsurnya, selanjutnya adalah memahami tentang proses komunikasi dalam bisnis. Ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan untuk dapat berkomunikasi dengan baik seperti penjelasan berikut.
1. Perencanaan
Proses pertama adalah perencanaan, hal ini dilakukan agar penyampaian pesan dapat berjalan dengan baik dan efektif. Pada tahap ini, kamu perlu melakukan persiapan untuk meyakinkan penerima pesan tentang alasan dan juga pentingnya penyampaian pesan.
2. Membuat Strategi
Penting juga untuk membuat strategi serta mengatasi berbagai risiko yang mungkin terjadi. Salah satunya adalah dengan menyampaikan informasi sejelas mungkin dan tidak berbelit-belit agar penerima pesan tidak bingung atau bahkan mengabaikannya.
3. Profesional
Pada setiap jenis-jenis komunikasi bisnis yang sudah dijelaskan sebelumnya, kamu juga harus berkomunikasi dengan sikap profesional. Proses ini sangat penting dilakukan ketika membuat keputusan dalam berbisnis sehingga tetap pada tujuan dan target.
Tujuan yang dimaksud juga untuk kepentingan bersama di perusahaan, bukan semata-mata keperluan pribadi. Selain itu, kamu juga harus membiasakan diri dalam mediasi dan negosiasi untuk kepentingan dalam berbisnis.
4. Bersikap Taktis dan Efisien
Proses selanjutnya adalah dengan bersikap taktis dan efisien, hal ini juga sangat penting dilakukan dalam setiap jenis-jenis komunikasi bisnis. Penyampaian pesan dapat dilakukan secara langsung maupun melalui pesan jika memang terpaksa.
Penyampaian pesan melalui pesan seperti email harus tertulis secara efektif dan langsung pada tujuannya. Meskipun menggunakan media tulis dapat dilakukan, namun berkomunikasi secara langsung sendiri jauh lebih efektif dalam penyampaian pesan.
Kamu juga perlu menjadi pendengar yang baik dan memberikan kesempatan lawan bicara memberikan pendapat. Selanjutnya, lakukan tindak lanjut di akhir pembicaraan seperti pertanyaan atau penawaran akan hal-hal tertentu.
Tujuan Komunikasi Bisnis yang Penting Bagi Perusahaan
Setiap jenis-jenis komunikasi bisnis sudah tentu memiliki tujuan yang sangat penting bagi perusahaan. Berikut penjelasan mengenai beberapa tujuan kenapa komunikasi berbisnis penting dilakukan dengan baik.
1. Memberikan Informasi
Pertama adalah memberikan informasi mengenai dunia bisnis pada pihak lain, bisa menggunakan berbagai media baik cetak maupun elektronik. Setiap media sendiri memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam penyampaian informasinya.
Karena adanya kekurangan dan kelebihan itu, maka perusahaan harus cermat agar dapat memilih media paling sesuai. Hal ini berlaku untuk semua jenis-jenis komunikasi bisnis agar informasi tersampaikan dengan baik.
2. Melakukan Persuasi
Tujuan selanjutnya adalah melakukan persuasi, biasanya dilakukan dengan konsumen untuk mengkonfirmasi pemesanan atau negosiasi. Dengan cara ini, setiap pihak baik perusahaan maupun pelanggan mendapatkan manfaat dan tidak merasa dirugikan.
3. Kolaborasi
Tujuan dari komunikasi bisnis terakhir komunikasi bisnis adalah kolaborasi, yaitu melakukan kerjasama dengan pihak lainnya. Kerjasama ini dilakukan agar kegiatan usaha di perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan baik.
Untuk mencapai tujuan-tujuan berkomunikasi bisnis tersebut, kamu bisa memanfaatkan teknologi yang saat ini sudah berkembang pesat. Dengan adanya kemajuan teknologi ini maka komunikasi bisnis dan melakukan kerjasama juga akan lebih mudah dilakukan.
Komunikasi merupakan bagian penting dalam berbisnis sehingga perlu dilakukan dengan baik. Jika kamu ingin belajar lebih banyak mengenai cara-cara berkomunikasi yang baik dalam berbisnis, bisa ikut komunitas TES dengan menghubungi admin Klinik Bisnis di WA 08119700284.
Memahami tentang cara-cara berkomunikasi dalam berbisnis sangat penting agar setiap kegiatan usaha dapat dilakukan sesuai tujuan dan mencapai target. Setiap pemilik bisnis harus memahami jenis-jenis komunikasi bisnis untuk dapat mempraktikannya.
Baca juga : Alasan Mengapa Public Speaking itu Penting Bagi Pengusaha
TENTANG FOUNDER
Klemens Rahardja is an avid start-up investor and an advocate of entrepreneurship. He has helped more than hundreds of new businesses to start and flourish, locally and internationally in their seed and startup stage as a direct investor and/or mentor and advisor. These include profit and not-for-profit organizations, privately owned businesses, and government bodies, be it from his expertise in building extensive networks, business development, or direct angel investing and venture capital.
