Menyelenggarakan sebuah events perlu management yang baik agar lancar dari awal hingga akhir. Perhelatan acara besar melibatkan banyak audiens harus dimulai dari sebuah perencanaan matang.
Setiap acara pastinya ada susunan kegiatan demi kegiatan sebelum masuk pada acara utama atau yang populer dengan sebutan main events. Acara utama ini merupakan inti dari seluruh rangkaian kegiatan dan perlu jadi fokus panitia pelaksana.
Dalam artikel ini akan dibahas secara jelas mengenai acara utama, pentingnya manajemen serta tips mengelolanya hingga sukses. Bagi kamu yang akan menyelenggarakan sebuah acara besar dan bergabung dalam tim panitia, informasi di bawah ini bisa jadi referensi untuk memulainya.
Apa Itu Main Events?
Apa itu main events? Yaitu acara utama dalam sebuah rangkaian kegiatan atau festival. Biasanya menjadi sorotan utama, menarik perhatian besar dari peserta maupun audiens dan yang paling dinantikan.
Contoh konser musik dari band kenamaan tanah air, umumnya sebelum band utama tampil di atas panggung didahului dengan berbagai kegiatan. Misalnya, bagi-bagi doorprize, acara dari masing-masing sponsor serta penampilan dari band pembuka.
Jadi tidak langsung events inti yaitu penampilan band utama. Inilah mengapa sebuah konser bisa berlangsung berjam-jam. Meski demikian semua rangkaian sebelum sebuah acara utama memiliki peran penting.
Seluruhnya akan mendukung suatu tema dari acara yang ditampilkan. Sehingga audiens mendapatkan hiburan sekaligus manfaat. Memang tidak semua audiens bisa menikmati kegiatan pendahuluan, tapi bisa dimanfaatkan untuk persiapan.
Tidak jarang audiens justru diuntungkan karena adanya kegiatan demi kegiatan yang diselenggarakan oleh panitia. Bagi pihak yang ditunjuk untuk mengisi acara juga merupakan suatu kesempatan mengenalkan karya atau bahkan branding.
Desain Flyer yang Menarik
Desain flyer merupakan suatu kegiatan pendukung untuk kelancaran sebuah kegiatan. Biasanya berkaitan dengan promosi yang dilakukan oleh tim marketing. Flyer berfungsi untuk memberikan informasi kepada masyarakat akan adanya suatu kegiatan.
Pembuatannya harus menarik, supaya orang yang menerimanya mau membaca. Pada penyusunan desain biasa digunakan kalimat-kalimat persuasif unik dan menonjolkan foto atau gambar artis utama pengisi events.
Flyer menarik tidak harus penuh warna, bisa hanya menggunakan warna hitam putih. Unsur penyusunnya bisa lebih diperhatikan seperti pemilihan font, penempatan serta pilihan gambar, informasi waktu dan tempat penyelenggaraan, HTM, doorprize jika ada.
Kemudian, distribusi atau sering disebut penyebaran flyer dilakukan jauh hari sebelum events berlangsung. Tujuannya untuk memberikan lebih banyak waktu bagian marketing dalam mendatangkan lebih banyak penonton.
Pentingnya Manajemen Main Events
Demi kesuksesan sebuah kegiatan, manajemen sangat penting untuk dilakukan. Untuk itulah dibentuk sebuah panitia dengan masing-masing bagian serta spesifikasi kerjanya. Di bawah ini beberapa arti penting dari sebuah manajemen main events.
1. Rencana matang Main Events
Manajemen penting karena menghasilkan perencanaan matang. Panitia membuat rencana hari, tanggal, waktu serta tempat paling ideal. Pada tahap ini biasanya juga diperlukan pengurusan perizinan, sehingga kegiatan lebih aman tanpa mengganggu ketertiban.
2. Efisiensi dalam koordinasi
Adanya manajemen menghasilkan koordinasi yang efisien. Lebih mudah dalam menjalankan tugas di masing-masing bagian serta meminimalisir kesalahan. Sebab pada pembentukan panitia dipilih orang-orang berkompeten serta berpengalaman.
3. Kemudahan pemantauan seluruh proses
Adanya manajemen optimal, pemantauan seluruh proses mulai dari perencanaan, promosi sampai persiapan pada hari H jadi lebih mudah. Dengan demikian, kekurangan-kekurangan berkaitan perhelatan kegiatandapat langsung diselesaikan.
4. Memastikan kelancaran Main Events
Manajemen suatu kegiatan disertai dengan evaluasi sebelum acara besar tersebut terlaksana. Pada tahap ini bisa dipastikan persentase kesuksesannya. Nantinya bisa digunakan untuk acuan menyelenggarakan kegiatan serupa.
Tahapan Manajemen Main Events
Mengetahui pentingnya sebuah manajemen, jika kamu akan menyelenggarakan suatu kegiatan besar maka harus melewati setiap tahapannya dengan benar. Sehingga bisa dipastikan semua pihak mendapatkan keuntungan.
1. Perencanaan Awal
Sebelum main events terlaksana, perencanaan awal harus dibuat. Mulai dari perencanaan tempat serta perizinannya, pembentukan panitia dengan masing-masing tugas, rencana anggaran, tema, artis atau tokoh yang akan didatangkan.
Dari perencanaan anggaran nantinya bisa ditentukan sumbernya. Apakah cukup dari menarik tiket masuk para audiens, atau perlu sponsor. Jika diperlukan sponsor, akan ditentukan siapa saja targetnya dan ini jadi tugas bagian penganggaran.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian ini merupakan tahapan pembentukan panitia, pemilihan masing-masing penanggung jawab, pembagian tugas sampai pelaporannya. Dari koordinasi yang efektif serta efisien, tugas masing-masing bagian jadi lebih ringan.
3. Evaluasi Pasca Acara
Manajemen events selalu diakhiri dengan evaluasi. Tidak selalu mendatangkan hasil positif serta keuntungan, meski mengalami kerugian atau ada kekurangan tetap perlu evaluasi. Tujuannya untuk mempelajari apa saja kekurangan selama persiapan.
Dari evaluasi ini hasilnya akan digunakan sebagai pengalaman serta pelajaran apabila akan mengadakan kegiatan besar di lain hari. Evaluasi didahului dari laporan masing-masing bagian kepada ketua panitia, namun pertanggungjawabannya dilakukan secara bersama-sama.
Setiap tahapan mulai dari perencanaan hingga evaluasi memiliki peran penting terhadap kelancaran acara. Maka harus dilakukan secara optimal disertai rasa tanggung jawab masing-masing individu dalam kepanitiaan.
Menentukan Tujuan dan Sasaran
Penentuan tujuan serta sasaran disusun pada tahap awal perencanaan. Tujuan yang jelas akan membantu perencanaan acara serta penilaian kesuksesannya. Tujuan sendiri ditentukan oleh penggagas ide melalui sebuah panitia kecil.
Misalnya, events ingin dibuat dalam rangka menyambut perayaan ulang tahun kemerdekaan RI. Dari ide tema ini bisa ditentukan seperti apa konsep acaranya, kemudian pilihan tempat serta waktu, anggaran, sampai sasaran audiens.
Sasaran audiens ini penting, sebab untuk membantu panitia dalam menyusun kegiatan demi kegiatan didalamnya. Disesuaikan dengan usia, waktu penyelenggaraan, kemudian tokoh atau artis yang akan diundang.
Selanjutnya, panitia jadi lebih mudah menentukan anggaran biaya serta alokasinya. Penentuan tujuan serta sasaran events ini saling berkesinambungan dan berkaitan dengan tahapan manajemen secara keseluruhan.
Bahkan dalam penentuan tujuan ini tidak jarang perlu dilakukan dengan survey serta diskusi dengan berbagai pihak. Pada intinya supaya events mendatangkan hiburan, kemeriahan, serta keuntungan baik bagi panitia maupun audiens sebagai sasaran.
Pemilihan Venue yang Tepat
Pemilihan venue atau lokasi perhelatan acara ini masuk pada tahap perencanaan. Ada berbagai pertimbangan dalam penentuannya. Pertama adalah tema, jika melibatkan tokoh besar atau artis terkenal maka diperlukan setting khusus.
Tujuannya supaya acara memberikan kesan tersendiri serta mendukung kualitas. Penentuan venue ini juga untuk memudahkan sasaran audiens dalam menjangkaunya. Apabila tema bisa diikuti semua kalangan usia, maka pilihan venue events di pusat kota lebih ideal.
Pemilihan venue juga disesuaikan dengan jumlah peserta. Jumlah peserta ini perkiraannya bisa diketahui dari bagian promosi. Laporan yang diberikan mengenai perkiraan jumlah peserta jadi acuan bagian acara.
Misalnya, jumlah peserta diperkirakan antara 1000-2000 orang, bisa menggunakan stadion di pusat kota. Jika kurang dari 500 peserta, bisa menggunakan venue indoor yang lebih mudah pengkondisiannya misalnya auditorium kampus.
Pemilihan venue yang tepat sesuai tema serta jumlah peserta nantinya akan menghasilkan kenyamanan pengunjung selama mengikuti jalannya acara. Lebih lanjut akan meninggalkan kesan positif khususnya bagi panitia.
Yuk cari tahu lebih lengkap seputar bisnis dengan berlangganan di majalah Manifesto TES Society. Informasi lebih lanjut WA Admin Klinik Bisnis 0813-8963-0543. Kamu akan dapatkan segala info menarik dan lengkap seputar events dan manajemennya.
Baca juga : Yuk Intip Keuntungan Bergabung Corporate Membership ELITES
TENTANG FOUNDER
Klemens Rahardja is an avid start-up investor and an advocate of entrepreneurship. He has helped more than hundreds of new businesses to start and flourish, locally and internationally in their seed and startup stage as a direct investor and/or mentor and advisor. These include profit and not-for-profit organizations, privately owned businesses, and government bodies, be it from his expertise in building extensive networks, business development, or direct angel investing and venture capital.
